Comprendre la facturation électronique
La facturation électronique,
une obligation et des spécificités à anticiper
La facturation électronique imposera des formats de factures, ainsi que des outils réglementés. Le but : gagner du temps et éviter les fraudes.
Qu'est-ce qu'une facture électronique ?
Une facture électronique est une facture créée, émise, reçue et archivée sous forme électronique, via un outil de facturation spécialisé (ou opérateur de dématérialisation), comme notre outil MEG Facturation. D’apparence, la facture générée est un PDF, mais ce dernier contiendra un fichier codé qui sera lu uniquement par des logiciels spécifiques (donc invisible pour vous).
Autrement dit, si vous travaillez en BtoB, la facture papier et les factures émises via un tableur ou un traitement texte (Excel, Word…) ne seront plus conformes ! De même, les factures PDF ordinaires qui ne sont pas générées via un outil aux nouvelles normes, ne seront plus conformes.
Si vous travaillez en BtoC ou avec des entreprises étrangères, vous pourrez continuer à utiliser ces formats, mais les données facturées devront quand même être transmises à l’administration fiscale (ce qu’on appelle le e-reporting). Un logiciel de facturation pourrait donc vous permettre de gagner du temps.
Des outils spécifiques et obligatoires
Pour être en règle, vous aurez besoin d’un opérateur de dématérialisation (pour créer vos factures) et d’une plateforme reliée à l’administration fiscale (pour recevoir et envoyer vos factures). Autrement dit, les factures ne devront plus être envoyées directement du fournisseur au client (par mail, courrier…), mais via l’intermédiaire de plateformes.
En attendant d’en savoir plus sur ces outils, nous vous avons résumé comment ils fonctionneront ensemble.
Comment fonctionnera la facturation électronique ?
#1
Le fournisseur crée la facture via un logiciel spécialisé (ou opérateur de dématérialisation). Elle est ensuite déposée sur la plateforme choisie par le fournisseur, qui permet l’envoi et la réception des factures.
#2
La plateforme envoie la facture à l’acheteur et transmet les données de la facture à l’administration fiscale.
#3
L’acheteur reçoit la facture sur sa plateforme (obligatoire pour lui aussi). Il peut alors la consulter, l’accepter et la régler.
#4
Si la facture a été acceptée ou payée, le fournisseur reçoit alors l’information sur sa plateforme, et les données d’encaissement sont envoyés à l’administration fiscale.